Office Manager

Mục đích của công việc:
* Tham mưu cho bán giám đốc và tổ chức và đảm bảo thực hiện công tác hành chính tại mỗi văn phòng diễn ra thông suốt. Tạo dựng hình ảnh tích cực của Công ty đối với các đối tác, tổ chức bên ngoài công ty.
* Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về các hoạt động của các bộ phần: hành chính đào tạo (admin), dịch vụ khách hàng (C/s)

Các trách nhiệm chính:
1. Tham mưu cho Ban giám đốc xây dựng, kiện toàn, cải tiến và tổ chức áp dụng cơ chể quản lý hành chính của Công ty
* Tham mưu và thiết lập cơ chể điều hành, báo cáo, phản hồi thông tin giữa các cấp quản lý, đơn vị, bộ phận trong Công ty
* Nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện các qui trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụ quản lý, điều hành nội bộ cũng như phát hành ra bên ngoài
* Tổ chức giám sát việc thực hiện, hướng dẫn các thành viên trong công ty thực hiện theo đúng hệ thống đã thiết lập

2. Giám sát công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ trong công ty bao gồm thông tin đến và thông tin cung cấp ra bên ngoài
* Hướng dẫn, giám sát các nhân viên thực hiện các qui trình về soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản, quản lý thông tin, sử dụng con dấu, bảo mất thông tin, hồ sơ khách hàng, chứng từ của công ty thuợc phạm vi quản lý.
* Hướng dẫn, giám sát nhân viên trong việc tiếp nhận, xử lý các thông tin (điện thoại, fax, thư tín, dịch vụ chuyển phát...) đến công ty và từ công ty ra bên ngoài theo qui định của Ban giám đốc.

3. Tham gia thiết lập, tạo dựng hình ản, phát triển uy tín, thương hiệu của công ty
* Tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việc tại công ty
* Thiết lập mối quan hệ với các cơ quan truyền thông,báo chí, đối tác, liên hệ với các giảng viên, thực hiện các chủ tục cần thiết khi làm việc với từng đối tượng

4. Tổ chức quản lý trang thiết bị, phương tiện và cơ sở hạ tầng của công ty (nếu có)
* Lập kế hoạch mua sắm, cấp phát và giám sát sử dụng văn phòng phẩm, máy móc, trang thiết bị văn phòng
* Theo dõi tình hình hoạt động và tình trạng của các thiết bị dùng chung trong văn phòng, lập sổ theo dõi và cập nhật thường xuyên về tình hình sửa chữa, bảo dưỡng các thiết bị này

5. Phụ trách công việc hành chính của đào tạo
* Căn cứ vào kế hoạch đào tạo, chủ động liên hệ với các giảng viên của khóa học cụ thể: thông tin tới giảng viên về khóa học, lịch học, nội dung chính của khóa học, chuẩn bị hợp đồng, các thủ tục thanh toán cho giảng viên khi các lớp kết thúc.
* Chỉ đạo việc thông báo lịch học, lịch khai giảng, thay đổi lịch học cho học viên của từng khóa học. Điều hành việc sắp xếp lịch phòng học một cách hợp lý
* Chuẩn bị tài liệu cho giảng viên và học viên trên tinh thần đảm bảo tài liệu của công ty là tài sản của công ty không được phát tán ra bên ngoài dưới bất kỳ hình thức nào.
* Chủ động điều hành việc chuẩn bị tài liệu, lập danh sách học viên, cấp phát tài liệu theo đúng danh sách điểm danh của từng lớp
* Tập hợp feedback của học viên mỗi khóa học chuyển cho Ban giám đốc
* Hàng kỳ, gửi hợp đồng cho giảng viên nước ngoài, cũng như chuyển các thông tin liên quan đến việc đưa đón, lịch trình của giảng viên nước ngoài cho các bộ phận có liên quan để chuẩn bị chu đáo.

6. Quản lý giám sát nhân sự trực thuộc
* Quản lý các nhóm: nhân viên hành chính đào tạo, nhân viên dịch vụ khách hàng, nhân viên nhân sự
* Thực hiện đánh giá nhân viên về năng lực, hiệu quả làm việc của nhân viên mình phụ trách

7. Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu
Cấp quản lý trực tiếp
* Giám đốc chi nhánh
* Ban giám đốc

Yêu cầu đối với người thực hiện
* Trình độ: Đại học
* Chuyên ngành: xã hội, hành chính, quản trị
* Kinh nghiệm: ít nhât 3 năm làm công tác liên quan
* Kiến thức: Có kiến thức về quản trị hành chính, chăm sóc khách hàng, hiểu biết về các hoạt động, các sản phẩm của công ty
* Kỹ năng: Giao tiếp, tổ chức và quản lý, lãnh đạo
* Khả năng: làm việc độc lập, chịu áp lực công việc cao, xử lý các xung đột và mâu thuẩn trong tổ chức

HCM: Mọi thông tin xin liên hệ
Ms Ly-Bộ phận tuyển dụng và nhân sự Công ty CP Tập đoàn Nguồn Lực Viêt -Vietsourcing.com
Điện thoại: (848) 3932 0248
Hotline: 09 4342 8998
Email: tuyendung[@]vietsourcing.com